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Departamento de compras: objetivos e importancia y su rol en la cadena de suministros

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No hace falta ser un genio financiero para darse cuenta del impacto que los proveedores puede tener en el correcto funcionamiento de las operaciones.

Hoy las empresas tratan de aumentar la compra de piezas, materiales y componentes, con el fin de concentrarse en sus propias áreas de especialización y competencia.

Esto aumenta aún más la importancia de las relaciones entre el departamento de compras, los proveedores, y la calidad de las componentes que se están comprando.

La gestión de compras tienen un gran impacto en la calidad de los productos y servicios que fabrican y ofrecen las empresas.

Por ello, a continuación te detallo las funciones y objetivos de este departamento y su impacto en la cadena de suministro.

Antes, algunas claves:

La compra es una función de suma importancia en la gestión de materiales y/o materias primas, aunque varía con la naturaleza y el tamaño de la empresa.

El departamento de compras debe ser manejado como una fuente estratégica dentro de la cadena de suministros y no como un mero lugar para combatir los costos.

Por otro lado, -e independiente del tamaño– en el momento en que un comprador hace un pedido, compromete una porción sustancial de la financiación de la empresa, ya que afecta el capital de trabajo y la posición de flujo de caja.

Además, un departamento de compras  puede mejorar o estropear la imagen de la empresa por sus excelentes o pobres relaciones con los proveedores.

Conseguir la calidad adecuada, en la cantidad correcta, en el momento adecuado, desde la fuente correcta y por su puesto, a un precio justo.

En general, la función de compras es responsable principalmente de conocer la oferta del mercado en su ámbito de actividad, recoger las necesidades y demandas de los clientes internos, liderar el abastecimiento, la selección de los proveedores, negociar precios y condiciones de compra.

Todo ello para hacer los pedidos de manera correcta e inteligente.

En esta mini guía aprenderás a conocer:

a. Funciones del departamento de compras

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El objetivo básico de la función de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados.

En otras palabras, el objetivo es no sólo obtener las materias primas al precio más bajo, sino que reducir el costo final del producto, o sea, comprar de forma inteligente y alineado con la estrategia, todos los materiales necesarios para la producción o la operación diaria de la empresa.

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Los principales objetivos del departamento de compras:

1. Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible:

Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este punto es de suma importancia que evalúes el precio constantemente.

Para la empresas grandes, la recomendación es negociar por volumen teniendo en cuenta un buen manejo del inventario. Para una pequeña empresa, lo ideal es evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.

2. Asegurar el flujo continuo de la producción:

A través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento mantención.

3. Aumentar la rotación de activos:

La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas. Principalmente por los costos asociados a mantener inventarios.

4. Desarrollar una fuente alternativa de suministro:

En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratégica.

Entonces, un buen comprador buscará otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.

5. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores:

Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en todos los ámbitos.

Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial  en caso de escasez de materiales.

Cada negocio necesita una buena y confiable fuente proveedores, ya que su influencia en la actividad de la empresa es enorme, debido principalmente al volumen de suministros para la producción, además, el precio de los materiales entregados afecta directamente el costo del producto acabado.
Algunos consejos:
a) Siempre paga a tiempo:  No juegues con los proveedores valiosos. Si haces una orden, no trates de cambiar la forma, el momento y la cantidad de pago. En el mundo de los negocios las buenas relaciones con los socios comerciales juegan un rol importante. El pago a tiempo es la mejor demostración de una actitud seria.

b) Estipular el tiempo de entrega adecuado:  Si estás tratando con un buen proveedor que proporciona la entrega oportuna de materiales, entonces no debes fijar plazos poco realistas. De lo contrario, el proveedor puede ir a un competidor menos exigente.

c) Hazte amigo con los proveedores: En los negocios no es fácil encontrar verdaderos amigos. La actividad de tu empresa depende de las relaciones con los proveedores, por lo que se debe hacer todo lo posible para personalizar tu relación con ellos

Visita el proveedor de la oficina, recomienda sus productos o servicios a otras personas. En general, debes establecer una estrecha amistad con ellos.

d) Comparte información: Mantén a los proveedores informados con las actividades de tu empresa. Háblales acerca de los nuevos productos, servicios, promociones especiales, cambios en puestos clave en tu empresa, etc.
Pero ojo, todo lo anterior no significa que los proveedores pueden abusar de tu confianza.

Puedes ser exigente, pero lo más importante es que tu siempre seas justo.

Indícales claramente tus necesidades, la calidad de los materiales que necesitas y el momento de su entrega. Explica a los proveedores que no vas a pagar un precio más alto que el pagado por otras empresas.

Cualquier relación que tengas con los distintos proveedores debes ir desarrollándola en el tiempo, así que trata de trabajar con proveedores que entiendan y comparten tus puntos de vista sobre los negocios.

6. Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa:

La función de compra está íntimamente relacionada con:

  • el departamento de producción, en relación a las especificaciones y el flujo de material.
  • al departamento de ingeniería para la compra de herramientas, equipos y máquinas.
  • a marketing por los pronósticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales.
  • a finanzas para mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido.
  • a recursos humanos para una correcta dotación de personal.
  • y al mejor funcionamiento de los departamento de compra y mantención para una buena relación con los proveedores.

7. Formar y desarrollar al personal:

Al igual que las otras áreas, el departamento de compras está compuesto por diversos tipos de personas.

La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitación o formación del personal utilizando el recurso humano propio

8. Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de gestión cuando se requieran:

Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado y analizado para y por todos los interesados.

La presentación de informes periódicos de gestión de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.

Una manera eficaz de mantenerse en la misma línea con los proveedores es compartiendo información sobre las principales transacciones.

b. Responsabilidades del departamento de compras

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1. Evaluar y seleccionar los proveedores

Quizás el más importante deber del departamento de compras es el derecho de evaluar y seleccionar proveedores (y mantener buenas relaciones), esto es lo que el personal de compras está capacitado para hacer.

Es importante conservar este derecho para evitar malos entendidos. Pero por supuesto, este derecho no significa que compras no debería solicitar ayuda para identificar o evaluar posibles proveedores.

Ingeniería, por ejemplo, puede solicitar la selección de proveedores mediante la evaluación de las capacidades de algunas materias primas y el rendimiento de éstas en los procesos.

Sin embargo, el personal que no es de compras no puede hacer compromisos con vendedores o celebrar acuerdos contractuales sin la participación del departamento de compras.

2. Revisar especificaciones

La autoridad para revisar las especificaciones de materiales está también dentro del control de compras, aunque otras áreas como ingeniería a veces cuestiona este derecho.

El personal de compras debe trabajar duro para desarrollar conocimiento y experiencia con una amplia variedad de materiales.

Esta responsabilidad le permite a compras revisar las especificaciones cuando sea necesario. Por ejemplo, el personal de compras puede cuestionar si un material de bajo costo  puede cumplir con las tolerancias de especificadas por un ingeniero.

El derecho a cuestionar las especificaciones de material también ayuda a evitar el desarrollo especificaciones de materiales que sólo un proveedor favorito de un usuario puede satisfacer.

Mediante la combinación de requisitos de compra, la compra a menudo también puede lograr menor costo total.

3. Actuar como el contacto principal con los Proveedores

Históricamente los departamentos de compras han mantenido una política donde los proveedores tienen en contacto únicamente el personal de compras.

Aunque esto tiene sentido desde el punto de vista de control, algunas empresas de hoy están empezando a relajarse en esta política.

Hoy la compra debe actuar como el principal contacto con los proveedores, pero otras áreas debes ser capaces de interactuar directamente con los proveedores, según sea necesario.

La participación de varias personas permite que el proceso de comunicación entre clientes, compras, ventas y otras funciones internas pueda ser más eficiente y precisa.

Aunque la compra debe conservar el derecho de ser el contacto principal con los proveedores, con la participación de otras personas puede mejorar la transferencia de información y conocimiento entre la compra y venta en las organizaciones.

4. Determinar el modo de adjudicación de los contratos de compra

Un parte importante es que compras tiene el derecho de determinar cómo adjudicar los contratos.

Por ejemplo, si compras adopta un enfoque de licitación pública, ¿cuántos proveedores va a solicitar?

Compras también debe liderar o coordinar las negociaciones con los proveedores.

Una vez más, esto no significa que la compra no debe utilizar el personal de otras funciones para apoyar el o los procesos de negociación.

Esto significa que compras se reserva el derecho de controlar el proceso global, actuar como un agente para cometer un buen acuerdo legal y negociar un buen precio de compra.

c. Políticas del departamento de compras

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Una correcta política de compras ayuda a asegurar que la empresa pueda comprar de manera eficiente y obtener valor por el dinero que se invierte en los proveedores.

La compra eficiente puede ahorrar dinero y hacer una importante contribución a la rentabilidad.

Hay algunos principios importantes que debes tener en cuenta para la creación de una buena política de compras:

  • Transparencia:  mantener todos los documentos y registros.
  • Igualdad de trato y no discriminación: todo proveedor debe tener igualdad a la hora de postular a licitaciones.

1. Autoridad

En las primeras etapas del negocio puedes asumir la responsabilidad de todas las compras.

A medida que creces puedes delegar a empleados específicos o permitir que cualquier empleado compre suministros hasta un cierto valor.

Arreglos informales pueden dar lugar a la compra ineficiente o generar residuos a través de la duplicación de las órdenes.

La creación de una estructura formal de adquisición permite identificar o nombrar claramente los individuos para asumir la responsabilidad de la compra de manera eficiente y obtener valor para el dinero invertido en los proveedores.

2. Límites

La política debe establecer los límites de gastos para los empleados o gerentes que tienen la autoridad de comprar.

La empresa puede permitir a los jefes de departamento comprar suministros de bajo costo, como la papelería para la oficina, hasta un cierto valor sin tener que pedir autorización.

Si nombran a los directores o jefe(s)de compras, se pueden autorizar compras hasta un valor convenido sin solicitar autorización adicional.

Para las compras por encima del límite acordado, o para la compra de equipos que representan inversiones de capital, deben obtener la aprobación de del gerente o su consejo de administración.

3. Proveedores preferidos

Una política de contratación podrá establecer los nombres de los proveedores preferidos para ciertos tipos de productos.

Proveedores preferidos son empresas que han demostrado que pueden entregar suministros que cumplen con sus estándares de calidad a precios competitivos.

El uso de proveedores preferentes simplifica el procedimiento de compra, porque el responsable de compras no tiene la necesidad de acercarse a un número de diferentes proveedores y evaluar sus ofertas.

4. Selección de Proveedores

Si la empresa no cuenta con proveedores preferentes para determinados productos o suministros, se debe establecer los criterios para la selección de proveedores en la política de adquisiciones.

Es común que un comprador buscando un nuevo proveedor le pedirá  a tres empresas en promedio a presentar propuestas o cotizaciones.

La política de contratación debe especificar si la elección del proveedor será basada en la calidad del producto, la capacidad de cumplir con los plazos de entrega, precio, disponibilidad de servicio post-venta, o una combinación de esos factores.

Los criterios variarán con el tipo de compra. Para un componente o repuesto crítico complejo, por ejemplo, la calidad es probable que sea el factor más importante.

El precio es probable que sea el factor decisivo cuando usted está comprando artículos de materias primas tales como papelería.

5. Consideraciones Éticas

Para un número cada vez mayor de empresas,  las consideraciones éticas juegan un papel importante en sus decisiones de compra.

Su política de contratación puede por tanto,afirmar que la empresa sólo ocupará a proveedores que tienen una política ambiental reconocida o una preocupación importante hacia sus empleados.

En este caso, la política puede señalar que tu empresa va a inspeccionar las instalaciones del proveedor para asegurar que existan buenas condiciones de trabajo.

d. Conclusión

Pese a pasar desapercibida en muchas ocasiones, el departamento de compras tiene una importancia estratégica dentro de las empresas.

No solo se ocupan de suplir con materiales y/o materias primas, sino que tienen una gran responsabilidad en la toma de decisiones.

Cada decisión en las compras tiene un impacto en el capital de trabajo y en el correcto funcionamiento de las operaciones.

Comprendo absolutamente que puede haber diferentes puntos de vista con lo anteriormente expuesto, sin embargo, la mayoría de los tips que escribí están 100% relacionado con la práctica y 0% teoría.

 Bonus: Selección de proveedores, 10 criterios a considerar

La selección de proveedores es esencial para garantizar tu propia competitividad. Además, es clave para desarrollar un negocio rentable y es también la principal misión de los compradores.

Generalmente, la tentación es centrarse en la mejor oferta en términos de precio. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que lo más barato no es necesariamente bueno en el largo plazo.  Por ejemplo, ¿Qué ocurrirá si tu proveedor no es capaz de entregar a tiempo? Por supuesto, la famosa relación calidad / precio como criterio no siempre es lo más optimo.

Sin embargo, si estás inmerso en el proceso de selección de un grupo de proveedores para materiales que pueden potencialmente afectar la ventaja competitiva de tu empresa, debes apoyarte en varios factores.

Además del desempeño en la entrega y los costos, debemos considerar el cómo los proveedores pueden contribuir a mejorar los productos y a mejorar nuestros procesos.

Para maximizar la elección del mejor socio, es muy recomendable preparar una nueva tabla de evaluación y revisar los posibles candidatos . Los criterios son variados y dependen de tus necesidades específicas. Debe ser cuestionado periódicamente siguiendo su evolución y sus mercados.

Los factores que debes tener en cuenta para la selección de proveedores incluyen:

1. Los términos comerciales

El precio de venta, las condiciones de pago , condiciones de rentabilidad, costos de distribución y entrega.

2. La oferta

La extensión de la gama o surtido para cubrir muchas necesidades, la calidad del producto , las condiciones de garantía, servicio post-venta , la capacidad de respuesta en caso de problemas, la capacidad para responder a una orden excepcional, la ubicación geográfica.

3. La fiabilidad del socio potencial

Las certificaciones de calidad , organización, fortaleza financiera, el tamaño de la estructura, la pertenencia a un grupo, referencias de clientes, reputación.

4. La tecnología utilizada en sus procesos productivos

Los proveedores deben poseer la tecnología competente para producir productos de gran calidad a un costo razonable para mejorar tu ventaja competitiva.

5. Disposición a compartir información

Es vital que las empresas busquen proveedores que estén dispuestos a compartir información.

Los proveedores pueden ayudar en diseño y desarrollo de nuevos productos a través de su participación temprana en esos procesos

para garantizar elecciones de diseño rentables, desarrollar soluciones conceptuales alternativos, seleccionar los mejores componentes y las tecnologías y ayudar en la evaluación del diseño.

Al aumentar la participación de los proveedores en el proceso de diseño, el comprador puede prestar más atención a las competencias básicas.

6. Calidad

Los niveles de calidad de los productos a comprar deben ser un factor  importante en la selección de proveedores. La calidad del producto debe ser consistente, ya que puede afectar directamente la calidad de los productos terminados.

7. Costos

Mientras que el precio unitario de la materia no es normalmente el único criterio en la selección de proveedores, el costo total es un factor importante.

El cost0 total de la adquisición incluye el precio unitario de la materia prima, las condiciones de pago, descuento por pronto pago, el costo de pedidos, los costos logísticos, costos de mantenimiento y otros costos más cualitativos que pueden no ser fáciles de evaluar.

El análisis de costo total demuestra como otros gastos al lado del precio unitario pueden afectar la decisión de compra:

8. Fiabilidad: Además de un nivel de calidad confiable, la fiabilidad se refiere a otras características de los proveedores.

Por ejemplo, ¿es el proveedor financieramente estable? De lo contrario, puede que no sea capaz de invertir en investigación y desarrollo o de permanecer en el negocio.

¿E confiable el tiempo de entrega del proveedor? De lo contrario, la producción puede ser interrumpida debido a la escasez de material.

9. Momento de la orden: La colocación de órdenes con un proveedor debe ser fácil, rápida y eficaz.

La entrega a tiempo debe ser cortos, para que los pequeños tamaños de lotes se puedan pedir de forma frecuente para reducir costos de mantenimiento de inventario.

10. Ubicación geográfica

La ubicación geográfica es otro factor importante en la selección de proveedores. Porque puede afectar el plazo de entrega, además de incrementar los costos de transporte y logísticos en general.

Algunas empresas exigen a sus proveedores que se encuentran a cierta distancia de sus instalaciones.

Conclusión

Hay muchos otros factores-algunos estratégicos, otros tácticos-que una empresa debe considerar al elegir proveedores.

El utilizar al proveedor más barato para los artículos estratégicos se ha acabado o está en retirada. Porque la selección de proveedores estratégicos competentes afecta directamente el éxito competitivo de tu empresa.

Los proveedores estratégicos deben ser de confianza y convertirse en una parte integral de los esfuerzos de diseño y producción de la empresa.

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