Los objetivos e importancia del departamento de compras

departamento de compras

Sobre las funciones del departamento de compras, los objetivos y su importancia me pidió un buen amigo que le ayudara con algunos tips…………..

Antes, algunas claves:

  • La compra es una función de suma importancia en la gestión de materiales y/o materias primas, aunque varía con la naturaleza y el tamaño de la empresa.
  • El departamento de compras debe ser manejado como una fuente estratégica dentro de la cadena de suministros y no como un mero lugar para combatir los costos.
  • Por otro lado, -e independiente del tamaño- en el momento en que un comprador hace un pedido, compromete una porción sustancial de la financiación de la empresa, ya que afecta el capital de trabajo y la posición de flujo de caja.
  • Además, un departamento de compras -o un encargado de compras- puede mejorar o estropear la imagen de la empresa por sus excelentes o pobres relaciones con los proveedores.

Conseguir la calidad adecuada, en la cantidad correcta, en el momento adecuado, por un precio justo y de la fuente correcta…

 

 

Funciones del departamento de compras

El objetivo básico de la función de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados.

En otras palabras…… el objetivo es no sólo obtener las materias primas al precio más bajo, sino que reducir el costo final del producto….o sea, comprar de forma inteligente y alineado con la estrategia, todos los materiales necesarios para la producción o la operación diaria de la empresa u organización.

departamento de compras

Objetivos del departamento de compras:

1. Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible:

Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este punto es de suma importancia evaluar el precio constantemente.

Para la empresas grandes, la recomendación es negociar por volumen teniendo en cuenta un buen manejo del inventario. Para una pequeña empresa, lo ideal es evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.

2. Asegurar el flujo continuo de la producción:

A través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento mantención.

3. Aumentar la rotación de activos:

La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas.

4. Desarrollar una fuente alternativa de suministro:

En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratégica. Entonces, un buen comprador buscará otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.

5. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores:

Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en todos los ámbitos.

Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial  en caso de escasez de materiales.

6. Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa:

La función de compra está íntimamente relacionada con:

  • el departamento de producción, en relación a las especificaciones y el flujo de material.
  • al departamento de ingeniería para la compra de herramientas, equipos y máquinas.
  • a marketing por los pronósticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales.
  • a finanzas para mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido.
  • a recursos humanos para una correcta dotación de personal.
  • y al mejor funcionamiento de los departamento de compra y mantención para una buena relación con los proveedores.

7. Formar y desarrollar al personal:

Aquí no estoy diciendo nada nuevo, al igual que las otras áreas, el departamento de compras está compuesto por diversos tipos de personas. La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitación.

8. Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de gestión cuando se requieran:

Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado para todos los interesados.

La presentación de informes periódicos de gestión de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.

Una manera eficaz de mantenerse en la misma línea con los proveedores es compartiendo información sobre las principales transacciones.

Conclusión

Pese a pasar desapercibida en muchas ocasiones, el departamento de compras tiene una importancia estratégica dentro de las empresas.

No solo se ocupan de suplir con materiales y/o materias primas, sino que tienen una gran responsabilidad en la toma de decisiones.

Cada decisión en las compras tiene un impacto en el capital de trabajo y en el correcto funcionamiento de las operaciones.

Comprendo absolutamente que puede haber diferentes puntos de vista con lo anteriormente expuesto, sin embargo, la mayoría de los tips que escribí están 100% relacionado con la práctica y 0% teoría.

Si tienes otra opinión con respecto a este tema, te invito a dejar un comentario.

Los objetivos e importancia del departamento de compras 4.73/5 (94.69%) 49 votes

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  • Aurelia

    muy aclaratorio el artículo

    • http://cubillos.info/ Oscar Cubillos

      Hola Aurelia….gracias por tu comentario :-)

  • Maricela

    Excelente.

  • Daniel Benítez

    Muy aclaratorio. El punto de la capacitación faltó desarrollarlo más, pero se agradece la claridad del artículo.

    • http://cubillos.info/ Oscar Cubillos

      Si Daniel…más bien era una pincelada para explicar la importancia, las funciones y objetivos de este departamento…..en otras palabras el post es parte de una presentación, por lo cual, faltan detalles que profundizan el contenido.

  • Juan Carlos

    Sólo agregar que también es importante el seleccionar el o los mejores proveedores. Esa es una función o responsabilidad muy importante de este departamento.

  • http://cubillos.info/ Oscar Cubillos

    @Juan Carlos

    En el punto 5 hablo un poco de eso, pero reconozco que necesita un poco de profundidad!

    Escribiré un post sobre ello ;)

  • yop yop

    cuando fue publicado este articulo?
    Gracias

    • http://cubillos.info/ Oscar Cubillos

      12 de agosto 2013..