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Los objetivos y la importancia del departamento de compras

Los objetivos y la importancia del departamento de compras.

Un buen amigo me consultó si podía ayudarle con algunos tips sobre la importancia del departamento de compra y algunos de sus objetivos más importantes. Aquí va mi respuesta:

La compra es una función de suma importancia en la gestión de materiales y/o materias primas, aunque varía con la naturaleza y el tamaño de la empresa. Sin embargo, -e independiente del tamaño- en el momento en que un comprador hace un pedido,  compromete una porción sustancial de la financiación de la empresa, ya que afecta el capital de trabajo y la posición de flujo de caja. Además, un comprador puede mejorar o estropear la imagen de la empresa por sus excelentes o pobres relaciones con los proveedores.

Objetivos de la compra

El objetivo básico de la función de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados.  En otras palabras, el objetivo es no sólo  obtener las materias primas al precio más bajo, sino que reducir el costo final del producto.

Los objetivos del departamento de compras pueden ser los siguientes:

Para hacer uso de los materiales, proveedores y equipos al menor costo posible:  Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones.

Asegurar el flujo continuo de la producción:  a través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento de reparación y mantenimiento.

Aumentar la rotación de activos: La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas. Esto aumentará el volumen de los activos y por lo tanto la rentabilidad de la empresa.

Desarrollar una fuente alternativa de suministro: Explorar otras fuentes alternativas de suministro de materiales aumenta la capacidad de negociación del comprador, permite minimizar el costo de los materiales y aumenta la capacidad de responder a las emergencias.

Establecer y mantener  buenas relaciones con los proveedores: mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en los círculos empresariales. Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial de material en caso de escasez de materiales, etc

Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa: La función de compra está relacionada con el departamento de producción, en relación a las especificaciones y el flujo de material, al departamento de ingeniería para la compra de herramientas, equipos y máquinas, al departamento de marketing  por los pronósticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales, al departamento financiero para el propósito de mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido, al departamento de personal para una correcta dotación de personal y al desarrollo de los departamento de compra y mantenimiento para una buena relación con los proveedores.

Formar y desarrollar al personal: el departamento de compras está compuesto por diversos tipos de personas. La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitación.

Mantener un registro de datos eficiente y presentar  informes de gestión:  Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado. La presentación de informes periódicos de gestión de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.

Comprendo absolutamente que pueden haber diferentes puntos de vista con lo anteriormente expuesto, sin embargo, la mayoría de los tips que escribí están 100% relacionado con la práctica y 0% teoría.

Si tienes otra opinión con respecto a este tema, te invito a dejar un comentario.

 

{ 3 comments… add one }

  • Aurelia 6 diciembre, 2013, 11:20 am

    muy aclaratorio el artículo

    • oscar 6 diciembre, 2013, 6:08 pm

      Hola Aurelia….gracias por tu comentario :-)

  • Maricela 13 abril, 2014, 10:43 pm

    Excelente.

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