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8 consejos para trabajar concentrado y mejor

Con el gran volumen de tareas diarias que debemos desarrollar podemos caer fácilmente en la trampa de querer hacerlo todo de una sola vez.

Pero de esta forma terminar un trabajo es casi imposible.

¿Cómo gestionar todas esas tareas, llevarlas a cabo con eficacia, de forma sistemática y, lo más importante, de manera constante?

No, no tengo esa respuesta, pero aquí hay 10 consejos que te ayudarán a trabajar en calma, de manera inteligente y te ayudarán a encontrar esas respuestas.

A mi me han dado resultados, espero que a ti también:

Comienza a utilizar un sistema para gestionar tareas

gestionar-tareasPara ello, puede usar una aplicación que te permita reunir en un solo lugar todos los compromisos que debes cumplir.

O simplemente puedes usar un cuaderno y lápiz. Personalmente no uso aplicaciones, me distraen y no han funcionado con mi sistema de trabajo.

Es más, considero que los sistemas de productividad no dan resultados y están sólo para sacar dinero de personas en busca de ser productivos.

En el caso de optar aplicaciones te recomiendo:

Lista 1-3-5 

Lista 1-3-5 es un ejemplo de belleza en simplicidad, 1-3-5 te anima a elegir una tarea grande, tres tareas medianas y cinco pequeñas. Sólo tiene que chequearlas cuando las hayas completado y añadir nuevas tareas al día siguiente.

Este sistema te ayudará a mantener el control y cumplimiento de objetivos realistas.

Wunderlist

Wunderlist es otra excelente opción para la gestión de tus listas de tareas pendientes. Cuenta con una selección de hermosas imágenes de fondo que te permiten personalizarla. También permite la integración con Dropbox, un gran punto a favor.

Wunderlist tiene una larga lista de características, incluyendo listas públicas y de colaboración y sincronización en tiempo real.

Ambas aplicaciones tienen versiones gratuitas, son multiplataformas y son lo más parecido a utilizar una libreta de notas y un lapiz. Por ese motivo las recomiendo.

Si no te acomodan las aplicaciones, puedes aprender a utilizar el sistema Bullet Journaling.

A menudo debes “decir no”

noVivimos en una época donde casi es obligación el estar constantemente accesible a otros. Sin embargo, esta estrategia no nos conduce a ninguna parte.

Para lograr buenos resultados debemos desarrollar la habilidad en sí misma de negarnos firme pero amablemente a participar en la mayoría de los proyectos que no nos agregan valor y retrasan nuestras labores.

Para lograr tus objetivos, tiene que cuidar su inaccesibilidad, sólo entonces vas a tener tiempo para trabajar eficazmente.

Desactiva la sincronización y las notificaciones.

notificacionesDesactiva las notificaciones de nuevos mensajes de correo electrónico en tu bandeja de entrada.

La idea es comprobar la bandeja de entrada de tu correo electrónico sólo cuando sea necesaria. No hay nada peor para nuestra productividad que el estar revisando constantemente nuestro email. Esta conducta no aporta nada bueno.

Desactivar las notificaciones de tus redes sociales también se incluyen en este punto, salvo que utilices algunas para comunicarte con tu equipo de trabajo.

Limita la cantidad de tiempo dedicado a la lectura de correos electrónicos

emailHay una creencia común de que los correos electrónicos los debemos estar chequeando todo el día sin parar, “porque nunca se sabe cuando llega algo importante”. Obviamente esto es falso y anti-productivo.

La práctica me ha demostrado que basta con chequearlos tres veces al día. Una vez al día, para revisar todos los mensajes que han llegado  y dos veces al día para responderlos.

He visto a muchos equipos de trabajo establecer que el tiempo de respuesta para un correo electrónico debe ser de 24 horas.

Por otro lado, si necesitas comunicar algo importante debes usar un teléfono y después envías un email para respaldar lo que has dicho.

Utiliza listas de comprobación o checklist

checklist1294474142291135945Identifica las tareas repetitivas y prepara tus listas de verificación. Hará tu vida más fácil.

La lista de control es una herramienta sencilla para comprobar el  grado de realización de tus proyectos o tareas diarias que debes realizar.

Para las checklist puedes utilizar Wunderlist o Lista 1-3-5 

Utiliza plantillas

plantilla9327069244464127603¿Estás elaborando un documento similar cada día / semana ?.

Invierte algo de tiempo y prepara una plantilla estandarizada. Busca los documentos en los correos electrónicos que hayas enviado y utiliza los que te sirvan o sean similares.

En lugar de escribir un e-mail desde cero crea una plantilla. Toma como base los email que hayas escrito con anterioridad. Algunas veces son idénticos.

Sustituir un par de palabras y frases es mucho más fácil que escribir uno desde cero. Te recomiendo preparar y almacenar varias plantillas de respuestas que posteriormente puedes utilizarlas en caso de ser necesario.

Si utilizas Google apps for business o gmail puedes habilitar “Respuestas pre-diseñadas”, para ello debes ir a la pestaña “laboratorio” en el menú de configuración.

respuestas estandar

De esta manera, puedes ahorrar un par de horas a la semana.

Toma una visión general de la semana

binocularesTómate un tiempo para reflexionar y pensar sobre lo que viene en la semana.

En una hoja escribe una lista con las tareas más importantes que vienen. Determina el orden de su ejecución, y a continuación, escríbelas en tu calendario, aplicación o cuaderno de notas.

Mantén una lista de “en espera de”

lista-de-esperaLos resultados de tu trabajo a menudo dependen de los resultados del trabajo de otras personas.

Cada vez que se delega una tarea o esperes al resultado de un trabajo de un compañero, escríbelo en una lista. Regularmente en la semana navega por la lista y recuerda a los demás que hay trabajo por terminar.

De esta forma nunca vas a ser sorprendido por la excusa de que alguien haya olvidado el trabajo o pensó que era para otro día. Y tu dormirás mejor por la noche sabiendo que no has olvidado nada.

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