Cómo mejorar la productividad en la pequeña y mediana empresa

La gran mayoría de los problemas no pueden ser resueltos rápidamente.

Sin embargo, es una promesa común que hacen algunos consultores. Pero si no pueden explicarlo de manera simple, no podemos confiar en aquellas promesas.

A lo largo de los años, he visto muchos consultores llegando con recetas mágicas para mejorar la productividad en pequeñas y medianas empresas. Muchas veces por valores descomunales que las pymes no pueden solventar, pero que algunas si se hacen cargo.

El problema radica que después de un tiempo, los consultores no aparecen por la empresa y sobre sus servicios no se les recuerda nada positivo.

1. Algunas razones de la baja productividad

Cuando la administración denota una baja eficiencia productiva, tratan de compensarla invirtiendo recursos económicos en bienes de equipo, capacitación y consultores.

A menudo, contratan a personas con poca experiencia práctica que aprenden de memoria uno o dos libros y hacen alarde de la terminología de moda prometiendo resultados rápidos.

Pero estas formas de aumentar la productividad no traen el resultado esperado. No estoy diciendo que la capacitación y los consultores no sean necesarios, pero antes de contratarlos hay que utilizar el recurso humano propio.

Lamentablemente, es común ver muchos trabajadores esenciales con poca formación técnica, hasta ahora, en muchas empresas ni siquiera tienen sus bases de datos digitalizadas y mucho mando medio no saca partido a las tecnologías de la información.

Además, cuando técnicos e ingenieros que llevan años trabajando en la empresa se retiran o cambian de trabajo , no existen personas preparadas dentro de la empresa que puedan reemplazarlos.

Por otro lado, una práctica común en algunos sectores productivos es la tradición de confianza en puestos clave a familiares y amigos, con ello, se ve una falta de experiencia sólida en las jefaturas. Especialmente en negocios familiares.

Sin una buena base que requiera conocimientos específicos y una sólida experiencia es difícil comprender los problemas de una empresa y tomar medidas para mejorar la situación.

2. Cómo mejorar la productividad

2.1 Compararte con los demás

¿Cómo se compara tu negocio con la competencia? ¿Eres más o menos eficiente? ¿Tienes costos más altos?

Estas son preguntas importantes porque están directamente relacionadas con lo rentable que es tu empresa y lo saludable que será a largo plazo. Pero sorprendentemente pocos personas tienen las respuestas.

La solución es medir su desempeño en áreas clave y compararlo con otras compañías de tu industria.

La evaluación comparativa es una forma simple y efectiva de obtener una instantánea de cómo le está yendo en términos de productividad, control de costos y otras áreas. Una vez que conozcas mejor tu negocio, puedes comenzar a mejorar y cosechar los beneficios en el resultado final.

2.2 Medir te ayuda a manejar

“No se puede administrar lo que no se mide, y no se sabe a qué atenerse si no se compara con los demás”. “¿Cómo sabes qué tan bien lo estás haciendo o qué podrías estar haciendo mejor si no comparas tu rendimiento?”

La evaluación comparativa implica elegir medidas de rendimiento que puedes utilizar para compararte con otras empresas. Algunos serán específicos para tu industria. Por ejemplo, un restaurante puede rastrear los ingresos por mesa. Un negocio de almacenamiento podría seguir los costos por metro cuadrado.

Otras medidas son más generales, como las ventas por empleado o la productividad por hora trabajada. Una medida clave de productividad es el Índice de Creación de Valor, que les permite comparar cuánto valor agrega una empresa por hora trabajada por los empleados.

2.3 Los resultados pueden ser reveladores

Los resultados pueden ser una revelación para los emprendedores.

Los resultados te pueden ayudar a convencerte de invertir en maquinaria más productiva. Los ejercicios de evaluación comparativa también te pueden a ayudar a identificar cuellos de botella y desperdicio de esfuerzos en tus operaciones.

Con estos ejercicios puedes aumentar la producción y la calidad, manteniendo la misma cantidad de personas en tu negocio.

2.4 El benchmarking es un punto de partida

La evaluación comparativa también tiene otro beneficio. Ayuda a mostrar las ganancias potenciales de Schluep si invirtiera en mejoras operativas. Eso le dio confianza para iniciar planes para expandirse a una instalación más grande.

Henao enfatiza que el benchmarking no es un fin en sí mismo: “Es un punto de partida para apuntar a procesos o actividades que no agregan valor para su empresa”.

Aconseja a los empresarios que utilicen datos de evaluación comparativa para evaluar cuidadosamente sus operaciones e identificar esfuerzos desperdiciados. Los ejemplos pueden incluir máquinas inactivas, sobreproducción, operaciones o trabajos innecesarios, exceso de inventario, diseño ineficiente del espacio de trabajo y capacitación inadecuada de los empleados.

2.5 No es un ejercicio de una sola vez.

“Te acostumbras a hacer las cosas de cierta manera y no es fácil ver actividades que no agregan valor”, dice Henao. “Por eso es tan importante la evaluación comparativa”.

Tampoco es solo un ejercicio de una sola vez. Henao dice que las empresas deben revisar periódicamente sus datos de desempeño y adoptar una cultura de mejora continua.

Eso es lo que Schluep ahora hace en Entra-Matic. “Las herramientas ayudan a mantenernos en el camino”, dice. “Observamos regularmente los indicadores y pensamos en cómo podemos mejorar.

“Ha llevado a un cambio cultural en nuestra empresa”.

3 pasos para comparar su negocio

  1. Elija medidas de rendimiento: elija métricas que sean relevantes para su negocio. Estos pueden ser una combinación de medidas específicas de la industria y productividad general o métricas financieras.
  2. Compare con los datos de la industria: a continuación, compare sus resultados con los datos de la industria.
  3. Use los resultados para mejorar: use los resultados para analizar sus operaciones y ver dónde puede eliminar el desperdicio, lo que no agregue valor para sus clientes. Monitoree regularmente sus datos para realizar mejoras continuas.

3. También puedes aumentar la productividad en tu empresa con capacitación sin gastar dinero

3.1. Capacitación de los trabajadores

Pero no utilizando los canales típicos de capacitación, sino que utilizando los conocimientos y la experiencia de los trabajadores que llevan años trabajando en la empresa.

Es dentro de las empresas donde aprendemos gran parte de nuestras habilidades y expandamos nuestros conocimientos. Y utilizando la inteligencia colectiva de los trabajadores obtendremos mejores resultados en el mediano y largo plazo.

3.2. Las jefaturas deben dominar una especialidad del trabajo

Por ejemplo, cada jefe, administrador o supervisor debe trabajar en otra labor que no sea de su competencia. Por lo menos media o una jornada completa al mes.

Este enfoque les va a permitir identificar y eliminar muchos problemas que no se ven a simple vista. Y que sólo la práctica misma los esclarece.

3.3. Si decantas por consultores confía en la experiencia práctica

Cualquier persona que planea hacer frente a la mejora en eficiencia productiva, debe tener mayormente experiencia práctica.

Un ex jefe tenía 10 años de experiencia como gerente de operaciones. Y más de 20 años como jefe de producción.

Por tanto, si vamos a contratar un consultor, siempre es recomendable uno con mayor experiencia práctica que teórica. Especialmente en la pequeña, donde no hay cabida para despilfarrar recursos.

Por cierto, la misma prueba deben pasar todos los candidatos a puestos de responsabilidad. Por ejemplo, cuando yo recién egresé de la universidad, una prueba de selección consistió en identificar el fallo en un equipo de producción.

Recuerdo que tuve 15 minutos para identificar cuatro fallos en un equipo para luego sugerir una solucion al equipo de mantención. Obviamente con mi falta de experiencia práctica no fui seleccionado.

4. Cuatro reglas para un plan de mejora de productividad con una mirada “lean”.

El futuro de la empresa depende del compromiso activo en el largo plazo y lograr acciones coherentes y hábiles de cada trabajador.

Acá comento 4 reglas que debes tener en cuenta a la hora de crear un plan para mejorar la productividad. (inspiradas en lean, pero adaptadas a una pyme)

4.1. No confíes en las soluciones copiar y pegar

Un error común es creer que al copiar una receta y aplicarla rápidamente puede producir resultados inmediatos. Debes mirar a largo plazo.

4.2. Desde la alta dirección

Otro error común es creer que un enfoque de mejoras productivas se inicia por la gerencia media.

Los empresarios y gerentes no sólo deben participar, sino que deben ser motivadores reales del proceso de reorganización para la mejorar la productividad

4.3. Dar la responsabilidad a la base

Sigue siendo fundamental la implicación de los trabajadores en todos los niveles de la empresa, incluso aquellos considerados “erróneamente como inferiores”, y que a menudo son los que ofrecen las mejores ideas y soluciones a problemas.

4.4. Aprovechar la flexibilidad y el tamaño de las pequeñas y medianas empresas

No pretendas transferir los modelos de grandes empresas y adaptarlas a las pymes. Debes reconocer los puntos fuertes que caracterizan a una empresa media o pequeña y convertirlos en una palanca para el crecimiento.

Las pequeñas y medianas empresas deberían tener una mejor oportunidad de éxito debido a su estructura y alineación interna más rápida en todas las áreas de la empresa.

4.Conclusión

Antes de contratar consultores, identifica bien la o las causas raíz del problema. Luego, identifica el talento humano o las personas con mayor experiencia práctica dentro de la empresa.

Arma un equipo de trabajo para llegar a la mejor solución. Si no llegas a los resultados esperados puedes pensar en consultores, pero con experiencia práctica.

El enfoque se ve obvio, pero en la práctica es difícil verlo.

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