Principio de Pareto ¿la mejor técnica contra el perfeccionismo y la procrastinación?

El principio de Pareto o regla de pareto, también conocido como principio 80/20 o regla 80/20, es una estrategia de gestión del tiempo o técnica de trabajo muy eficaz para aumentar el rendimiento y productividad profesional.

El principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, la ley de los pocos vitales y el principio de escasez de factores, ilustra que el 80% de los efectos surgen del 20% de las causas. Bien encausado, puede llegar a ser muy eficaz para aumentar el rendimiento y productividad profesional.

Hay muchas técnicas de trabajo diferentes, bien investigadas y probadas, como Pomodoro, la ley de Parkinson, y por su puesto, el principio de pareto. (Pudes leer un resúmen del libro El principio 80/20: de  Richard Koch aquí)

Voy a comentarte sobre este último. Para mi, el principio de pareto es lo más efectivo cuando se trata de evitar el perfeccionismo y la dilación.

Imagina que puedes hacer alrededor del 80% de todas las tareas con el 20% de tu tiempo y energía.

Si tiendes hacia el perfeccionismo o si está constantemente atascado en detalles sin importancia, pon atención, porque lo siguiente es particularmente importante para ti.

En 1897 se descubrió en Italia que el 80% de la propiedad se distribuye a solo el 20% de las familias. Este estudio fue realizado por Vilfredo Pareto, de quien también se nombró el principio de Pareto.

Este principio se puede aplicar a muchas áreas diferentes de la vida y del trabajo. Dice que a menudo solo el 20% del esfuerzo es necesario para lograr el 80% del efecto deseado. Entonces, no es que el 50% del esfuerzo también proporcione el 50% del éxito, como solemos pensar.

No importa dónde mires, encontrarás este principio nuevamente. El 80% de los resultados provienen del 20% del trabajo.

Ejemplos para ilustrar el principio de Pareto:

  • El 80% de la contaminación proviene del 20% de todas las fábricas.
  • El 20% de los productos de una empresa representan el 80% de las ventas.
  • 20% de los empleados son responsables del 80% de los resultados.
  • 20% de los estudiantes tienen calificaciones del 80% o más.
  • El 20% o menos de sus clientes representan el 80% o más de sus ventas.
  • En los almacenes, el 20% de los productos suelen ocupar el 80% del espacio total de almacenamiento.
  • El 80% de todo el tráfico online se concentra en alrededor del 20% de todos los sitios web.
  • El 20% de los conductores causa el 80% de todos los accidentes de tráfico.

El principio de Pareto goza ahora de una gran reputación y se ha vuelto extremadamente popular dentro de los métodos de productividad y gestión del tiempo. Después de todo, ¿quién no querría obtener un mayor beneficio con menos esfuerzo? En este artículo te diré paso a paso cómo aplicar la regla de Pareto para obtener un máximo.

Cuanto más hay por hacer y menos tiempo hay, cuanto más eficaz es el principio en mi experiencia.

¿De qué se trata exactamente el principio de pareto y cómo funciona?

principio de pareto

Sencillamente, el hombre es perezoso por naturaleza.

O como decía siempre mi profesor de física: “El hombre es como la corriente: camina por el camino de menor resistencia “. Y así es que preferimos abordar las tareas sencillas y rápidas.

Porque eso nos da un poco de dopamina, estimula nuestro centro de recompensa y nos hace sentir satisfechos y productivos.

¿Pero somos realmente nosotros?

Desafortunadamente no, no somos nosotros . Las apariencias engañan.

Además, existe el riesgo de que nos perdamos en los detalles y dediquemos mucho tiempo a cosas que de todos modos casi nadie se dará cuenta.

Es importante no perder de vista el panorama general y garantizar que solo se hagan las cosas realmente importantes que nos hagan avanzar. O al menos hacer esas cosas primero. Si todavía queda tiempo al final, todavía podemos “pasar” con las tareas pequeñas y sin importancia.

En general, se puede decir que 80/20 es solo una pauta. La realidad en su mayoría se desvía de ella; la relación también puede ser 70/30 o 99/1. Los valores no siempre tienen que ser exactamente 80/20. Pero aquí nos quedamos con 80/20, ya que esto hace que el principio sea más fácil de explicar.

Todo se puede explicar por el hecho de que no todas las actividades son igualmente importantes y, por lo tanto, no tienen el mismo efecto en el resultado. Para aumentar nuestra efectividad en la vida cotidiana, debemos seguir preguntándonos cuáles son las pocas cosas importantes en nuestra vida que traen los mejores resultados y, en última instancia, dirigen toda nuestra atención a estas cosas.

¿Alguna vez ha notado que la parte más importante de un proyecto a menudo se realiza poco antes de la fecha límite?

No es casualidad.

El principio se puede utilizar tanto en la vida profesional como en la privada.

El principio de Pareto se ha convertido en un modelo crucial para mi vida diaria porque agudiza mi enfoque. El principio me ayuda a:

  1. Priorizar mis tareas. La atención se centra en el resultado, en el retorno de la inversión (ROI). Entonces, en la única tarea decisiva que tiene el mayor impacto.
  2. Para agudizar la visión de la pregunta: ¿Cómo puedo aprovechar al máximo el tiempo que se me da y los recursos financieros y humanos disponibles para mí?

La regla de Pareto no sólo es una de las “reglas de oro” para aumentar la productividad. Más bien, se puede aplicar a diferentes áreas. Para mostrar cómo impregna nuestra vida cotidiana, aquí hay algunos ejemplos:

  • el 20% de tu ropa es usada 80% de la veces por ti.
  • el 20% de tus correos electrónicos son 80% importantes para usted
  • Con el 20% de tu tiempo de trabajo diario, haces el 80% de su lista de tareas pendientes
  • Responder solo el 20% de sus correos electrónicos en su bandeja de entrada es suficiente para hacer el 80% de su trabajo diario

Y, ¿te encuentras en uno o más puntos?

Luego, intenta darte cuenta de qué 20% de tus actividades diarias representan el 80% de lo que realmente deseas lograr.

Cómo implementar efectivamente la regla de Pareto

regla de pareto

Establecer prioridades es muy popular entre la mayoría de las personas. Pero la implementación en el trabajo diario real a menudo se olvida. Así que sigue mis 3 pasos para ayudarte a aplicar la regla de pareto todos los días:

Paso 1: establecer tus prioridades

Según el principio de Pareto, puedes tener un 80% de efectividad si te concentras en lograr el 20% de tus objetivos. Así que prioriza los objetivos que más deseas alcanzar.

Decide qué trabajos son los más importantes y trabaja en esas tareas primero. Lo difícil es decidir qué es lo más importante. Para ayudarte a elegir, realiza un “Análisis de funciones clave”, en el que observes cada tarea en términos del tiempo necesario, la habilidad requerida, tu nivel de satisfacción y los resultados para ti y su organización.

“Los pequeños cambios, con el tiempo, marcan una gran diferencia”.

Enumera tus compromisos actuales en tu vida laboral y personal para ayudarte a decidir si te gusta su estado actual o si deseas hacer algún cambio.

Paso 2: trabajar con objetivos claros

Por ejemplo, si eres vendedor y tienes una variedad de productos para vender en tu lugar de trabajo, limíta a aquellos que representan el 80% de tu balance final. Así que solo te concentras en eso. El otro 80% de lo que no se puede vender es una pérdida de tiempo valioso. Si te sobra tiempo, dale una vuelta a ese 80%.

Por supuesto, también hay actividades que son difíciles de medir en números. ¿Cómo se puede determinar el valor de éxito de la contabilidad, una secretaria o un empleado de TI?

Pero estoy convencido de que la regla de Pareto también se aplica a las administraciones, ¡así que trabaje con cifras clave y objetivos específicos aquí también!

Los factores decisivos pueden ser, por ejemplo, el tiempo de procesamiento, el monto de los costos administrativos, el número de sugerencias de mejora y el número de discusiones sobre adquisiciones.

Entonces, formula las siguientes metas específicas para sus empleados:

  • Cada empleado de la administración proporciona 12 sugerencias de mejora por año
  • Cada empleado del servicio telefónico tiene 20 conversaciones con clientes potenciales
  • Todos los empleados participan en al menos un curso de formación.

Paso 3: haz un horario preciso

Una vez que tengas el objetivo y sepas a dónde vas, será más fácil priorizar tus tareas. Esto requiere un horario específico. Con la regla de Pareto en mente, conviértalo en un ritual para planificar la próxima semana al final de la semana.

Además, asegúrete de mirar siempre lo que tienes que hacer el día antes de partir. Sin estas islas de tiempo, te atascarás y te perderás en el 80% de las tareas sin importancia de la regla de Pareto.

Paso 3: establece límites

La regla de Pareto nos recuerda que los recursos son limitados. ¡Siempre! No tiene sentido quejarse. Por eso te pones límites.

  • Guardo el mejor momento del día para el objetivo principal y tengo tiempo libre para ello. ¡Bloqueo todo lo que pueda interrumpirme (correo electrónico, y teléfono si es necesario, ) y me dedico a esta única tarea.
  • Aún así, las solicitudes deben ser respondidas por correo electrónico, por lo que he definido dos bloques de tiempo en mi calendario para esto. Durante este tiempo verifico, pondero y respondo correos electrónicos.
  • También quiero ser proactivo al realizar llamadas. Por supuesto, siempre hay demasiadas consultas y demasiadas preocupaciones. Pero, ¿cuáles son las cuatro discusiones que son relevantes para la regla de Pareto que debo tener hoy para acercarme a mi objetivo? ¡Tengo estas conversaciones!
  • Esto también se aplica al contenido de los correos electrónicos. A menudo, toda la información está contenida en el 20% del texto y el 80% es ornamentación y decoración. Es por eso que trato de que mis correos electrónicos sean breves: le cuento a la otra persona mi preocupación en cinco oraciones.

Otros ejemplos de aplicación del principio de Pareto en el trabajo

La regla 80-20 se puede aplicar a todos los procesos de fabricación.

por ejemplo:

Mano de obra
La regla 80-20 sugiere que el 20% de nuestra mano de obra contribuye con el 80% del éxito de su empresa. Si esto es cierto, su enfoque debe estar en lograr que el otro 80% de su trabajo se desempeñe de manera tan competente o eficiente como aquellos que demuestran tener un desempeño de alto nivel.

Esto podría ser simplemente una cuestión de capacitación para igualar los conjuntos de habilidades, o administrar mejor su trabajo para que todos sepan lo que se espera y sean responsables de realizar sus tareas asignadas a tiempo y al nivel de integridad que espera la empresa.

Puede ser necesario implementar un mejor procedimiento de contratación para garantizar que la mano de obra contratada tenga las habilidades o la capacidad de aprender y desempeñarse al nivel que se espera y, en última instancia, exige.

Procesos
La regla 80-20 sugiere que el 20% de tus métodos y procesos son sólidos y robustos, mientras que el 80% de ellos pueden no proporcionar el nivel de resultados que espera o requiere. Si este es el caso, su enfoque podría centrarse en analizar los métodos y procesos utilizados en su empresa y descubrir qué métodos deben revisarse o modificarse para permitir un mayor porcentaje de éxito en su negocio.

Máquinas (equipos)
La regla 80-20 sugiere que el 20% de sus máquinas son responsables del 80% del contenido de valor agregado de la producción de su producto. Otra posibilidad es que el 20% de sus máquinas estén produciendo el 80% de su chatarra total.

En ambas situaciones, su objetivo debe ser estandarizar sus máquinas / equipos, tanto como sea posible para eliminar cualquier variación en la calidad, rendimiento, tiempo de actividad, espacio de piso, etc. Monitorear y rastrear el rendimiento general de cada una de sus máquinas le permitirá para comprender mejor qué máquinas contribuyen de forma positiva o negativa. Una vez que se sepa esto, su plan de acción de ataque para resolver los problemas de la máquina será mucho más guiado y efectivo para realizar las mejoras necesarias para realizar la mejora continua que desea.

Materiales
La regla 80-20 sugiere que el 20% de su material representa el 80% del costo de su producto. O que el 20% de sus materiales causa el 80% de sus problemas de defectos de calidad. Otra puede ser que el 20% de su material cueste el 80% de los costos totales de envío de los productos entrantes.

En todos estos ejemplos, comprender qué materiales entran en una categoría 80-20 le permitirá investigar más a fondo qué se puede hacer para mejorar las variaciones generales en sus materias primas.

Dinero
La regla 80-20 sugiere que el 20% de tus productos contribuyen con el 80% de tus ganancias, ventas o crecimiento. Sea lo que sea, el objetivo sería encontrar formas de aumentar las ventas, la producción y la distribución de sus productos más rentables.

¿Cómo sería el principio de Pareto en la vida privada?

Un ejemplo: muchas personas tienen demasiados amigos y conocidos. Pero muy pocos de ellos tienen un gran impacto en ti y en tu vida. Algunas amistades son más importantes que otras, y estas son en las que debes concentrarte y pasar el mayor tiempo posible con ellas.

A menudo, solo hay unas pocas actividades que hacen que nuestra vida valga la pena y nos haga felices . Sin embargo, a menudo pasamos una cantidad innecesaria de tiempo haciendo cosas que tienen poco o ningún valor para nosotros. Y pasamos demasiado tiempo haciendo cosas que nos hacen infelices.

El clásico: no estamos satisfechos con nuestro trabajo. Sentado en una oficina congestionada con compañeros molestos, haciendo nuestro trabajo de forma pasiva y sin ninguna pasión, trabajando para el fin de semana y esperando las próximas vacaciones. ¡Es hora de despertar y cambiar algo! Pasas una cantidad increíble de tiempo en tu trabajo; generalmente mucho más que con familiares y amigos. Deshazte de las cosas que te hacen infeliz e insatisfecho y usa tu tiempo para cosas que promuevan tu felicidad.

O en el gimnasio: ¿Preferirías bombear a medias durante dos horas en las máquinas y tener una pequeña charla en el medio? ¿O más bien 30 minutos de entrenamiento en intervalos de alta intensidad y una ganancia de fuerza significativamente mayor en mucho menos tiempo?

Vivo el principio de Pareto siempre que puedo.

Llámame perezoso; yo lo denomino trabajo inteligente.

Quiero la mayor cantidad de resultados posible con el menor esfuerzo posible. Y no creo que eso sea objetable.

Dile adiós al perfeccionismo. Por lo general, el 80% del resultado esperado es suficientemente bueno. Especialmente en el contexto de que tendría que esforzarse significativamente más para lograr el 20% restante también. 20%, que normalmente nadie ve de todos modos.

Una frase que recuerda a la ley de Pareto fue enunciada por el 34 ° presidente estadounidense , Dwight D. Eisenhower:

“Lo que es importante rara vez es urgente, lo que es urgente rara vez es importante”.

Al igual que la ley de Pareto, esta frase ayuda a determinar qué tareas son más importantes y cuáles debe atacar primero, un concepto que generó la famosa Matriz de Eisenhower .

Entonces, si algo es urgente e importante (muy raro) hazlo primero, si solo es urgente o solo importante, delegalo en alguien, y si no lo es, ¡olvídalo!

Asimismo, el principio de pareto 80/20 ayuda a las personas a concentrarse en lo que es más importante y urgente.

Puedes complementar el principio de Pareto con la ley de Parkinson y el método de Eisenhower.

matriz de Eisenhower

Una adición ideal a la regla 80/20 son el método de Eisenhower por un lado y el principio de Parkinson por el otro.

Explicar ambos en detalle en este punto iría más allá del alcance de este artículo, pero me gustaría tocarlo brevemente.

Con la matriz de Eisenhower, divide sus tareas abiertas en cuatro cuadrantes: urgente e importante (Q1), no urgente e importante (Q2), urgente y no importante (Q3), no urgente y no importante (Q4).

Por lo tanto, asigna prioridades a sus tareas desde el primer trimestre hasta el cuarto trimestre. Si aplica el principio de Pareto, se centrará principalmente en las tareas de la Q2, porque estas son las que lo llevarán adelante a largo plazo. En mi opinión, establecer prioridades también es fundamental para avanzar a largo plazo.

Por supuesto, puede comenzar sus días revisando su correo, leyendo las noticias, haciendo impuestos o limpiando, pero en principio esto es solo una forma activa de procrastinación. Si eres un bloguero, debes comenzar el día con un nuevo artículo de blog. Si eres autor, debes seguir escribiendo tu libro, etc. – Creo que entiendes el principio.

La Ley de Parkinson establece que cuanto más tiempo pasamos haciéndolo, más grande se vuelve la tarea. Por ejemplo, si tienes 6 semanas para tu proyecto, lo harás en 6 semanas. Si solo tienes 2 semanas, podrás hacerlo en 2 semanas. Y al menos en la misma buena calidad.

En otras palabras, si establece su propia fecha límite o un límite de tiempo para una tarea (parcial), esto asegura que tiene el tiempo (corto) que tiene actualmente. de manera más eficaz que si tuviera todo el tiempo del mundo.

Para resumir: ¡Trabaja inteligentemente, no duro! 

Resumen: el principio o regla de Pareto contra el perfeccionismo y la procrastinación.

Resumamos brevemente lo que acabamos de aprender:

  • Dile adiós al perfeccionismo. No tienes que llegar al 100%; El 80% suele ser completamente suficiente.
  • Defina las tareas realmente importantes que producirán los mejores resultados y céntrese en ellas.
  • Aplicar el principio de Pareto tanto en la vida profesional como en la privada.
  • Combine la regla de Pareto con el método de Eisenhower y la ley de Parkinson para obtener la mejor eficacia y productividad posibles.
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