Sabemos lo que es sentirse atorado ante un problema difícil, de esos que te dan vueltas en la cabeza sin parar. Esos desafíos que parecen no tener respuesta fácil y te dejan preguntándote cómo salir del apuro.

Nos ha pasado a todos en algún momento quedarnos trabados sin saber a dónde más mirar. La frustración comienza a crecer y a uno le dan ganas de tirar la toalla, pensar en otra cosa para no seguir dándole al mismo clavo.

Pero hemos aprendido con el tiempo que existen formas mejores de encarar estas situaciones. Formas que no sólo resuelven el problema del momento, sino que dejan la puerta abierta para resolver otros en el futuro.

Por más enredado que se vea algo, siempre hay más de un ángulo para verlo si uno se dispone a buscar con mente abierta. Rara vez la respuesta es obvia, a veces hay que unir piezas inesperadas y romper con viejas costumbres.

En esta serie de artículos quiero compartirles las lecciones que he ido aprendiendo con los años sobre cómo enfrentar las dificultades con cabeza fresca. Herramientas para soltar la creatividad cuando más se la necesita. Maneras de atacar lo complejo desde otro lado y así encontrar una salida donde otros no la ven.

En este primer artículo comenzaré por la definición del problema.

Antes, algunas consideraciones:

– Replantear los problemas es clave para identificar la causa real y no malgastar recursos en soluciones equivocadas. Se debe cuestionar la definición inicial del problema.

– Es importante considerar diferentes perspectivas y no asumir una única solución. Al involucrar a distintas áreas y reinventar el enfoque, surgen ideas más creativas.

– Hay que evitar sesgos como el de confirmación, que lleva a ignorar alternativas valiosas. Examinar varias opciones permite encontrar soluciones inesperadas pero efectivas.

– Al definir problemas de manera amplia y buscar ayuda externa, se abren oportunidades de aprendizaje desde otras industrias u organizaciones.

– Es necesario dar libertad creativa al equipo que trabajará en el problema y no enfocarlos en una única métrica. Esto permite que exploren camino diferentes al problema.

– Replantear sistemáticamente los problemas permite resolverlos de raíz, en lugar de sólo tratar los síntomas. Es una habilidad fundamental para la innovación.

1. Definición del problema:

Definir bien el problema es lo primero. Si no entendemos claramente qué está pasando, es fácil que tomemos decisiones equivocadas o perdamos tiempo.

¿Has oído hablar de SMART?. Es una manera inteligente para establecer un problema de manera sólida, asegurándonos de que sea: específico, medible, orientado a la acción, relevante y con un tiempo limitado.

Cuando enfrentemos un problema, pensemos en soluciones para todo el sistema. Por ejemplo, no pensemos sólo en un departamento cuando la solución necesita un cambio en toda la empresa.

En Bulletproof Problem Solving hay algunas preguntas interesantes y que nos obligan a reflexionar sobre lo siguiente:

  • ¿Quiénes toman las decisiones aquí?
  • ¿Cómo sabremos que hemos tenido éxito?
  • ¿Qué factores afectan a quien decide?
  • ¿Cuánto tiempo tenemos para encontrar una solución?
  • ¿Hay límites o restricciones?
  • ¿Hay soluciones que no deberíamos considerar?
  • ¿Con qué grado de precisión necesitamos tomar la decisión para que todo salga bien?

Por ejemplo:

«La máquina envasadora de conservas de durazno no está sellando adecuadamente la tapa, lo que ha llevado a una producción considerable de productos con sellado deficiente. La tasa de falla es de un 10%»

Al usar el método SMART  queremos asegurarnos de que sea:

1. Específico (Specific):
– Problema: La máquina envasadora de conservas de durazno no está sellando adecuadamente la tapa.
– Objetivo: Ajustar o reparar la máquina envasadora para garantizar un sellado adecuado de las conservas de durazno.

2. Medible (Measurable):
– Indicador actual: Porcentaje o número de productos con sellado deficiente (por ejemplo, si actualmente el 10% de los envases tienen problemas, ese es el indicador de referencia).
Objetivo: Reducir ese porcentaje a menos del 1% o, idealmente, a 0%.

3. Alcanzable (Achievable):
– Investigar las posibles causas del problema (por ejemplo, un componente desgastado, falta de mantenimiento, configuración incorrecta).
– Determinar las soluciones viables (por ejemplo, reemplazar un componente, realizar mantenimiento, reconfigurar la máquina).
– Asegurar los recursos y el personal necesario para implementar la solución.

4. Relevante (Relevant):
– El sellado adecuado de las conservas es esencial para la calidad del producto y para evitar pérdidas económicas.
– Resolver este problema puede evitar devoluciones, mala imagen de marca y desperdicio de productos.

5. Temporal (Time-bound):
– Fecha de inicio: (Por ejemplo, 15 de octubre de 2023)
– Fecha de finalización: (Por ejemplo, 30 de octubre de 2023) para investigar y diagnosticar el problema.
– Fecha de implementación de la solución: (Por ejemplo, 15 de noviembre de 2023).

Teniendo en cuenta que necesitamos una solución integral, quizás debamos considerar no solo la máquina envasadora, sino también otros factores o departamentos relacionados con el proceso de envasado.

Ahora, respondiendo a las preguntas de que nos invitan a la reflexión:

¿Quiénes toman las decisiones aquí?

  • Probablemente el gerente de producción o el jefe de planta.

 ¿Cómo sabremos que hemos tenido éxito?

  • Cuando la proporción de productos con sellado defectuoso disminuya significativamente o se elimine por completo.

¿Qué factores afectan a quien decide?

  • Costo de la reparación, tiempo de inactividad de la máquina, impacto en las entregas a clientes, etc.

¿Cuánto tiempo tenemos para encontrar una solución?

  • Es urgente, así que, por ejemplo, en el próximo mes.

¿Hay límites o restricciones?

  • El presupuesto disponible y el tiempo de inactividad aceptable para la máquina.

¿Hay soluciones que no deberíamos considerar?

  • Cualquier solución que comprometa la calidad del producto o que sea económicamente inviable.

¿Con qué grado de precisión necesitamos tomar la decisión para que todo salga bien?

  • Con una alta precisión, ya que cualquier error puede afectar la calidad y la reputación del producto.

En el próximo articulo veremos la descomposición del problema.